Teknologi Informasi Dalam Perdagangan Jaringan Elektronik

Teknologi Informasi Dalam Perdagangan Jaringan Elektronik

Electronic Commerce (E-Commerce) didefinisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer. Salah satu jaringan yang digunakan adalah internet.

Perdagangan Elektronik

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

Kelebihan Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik, untuk mencapai perbaikan diseluruh organisasi, dan menghasilkan tiga manfaat utama yaitu:

·                     Pelayanan pelanggan yang lebih baik

·                     Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keungan yang lebih baik

·                     Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat

Kekurangan Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik, perusahaan sangat berhati-hati dalam perdagangan melalu jaringan elektronik karena tiga kendala yaitu,

·                     Biaya Tinggi

·                     Masalah keamanan

·                     Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia

Saran : Kita dapat menggunakan teknologi informasi dalam jaringan elektronik tetapi, kita juga harus berhati-hati dalam menggunkannya karena internet sifatnya adalah bebas dan keamanannya agak sedikit rentan.

Read More

Sistem Informasi Manajemen

Pengertian

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base.

Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat ataufungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

2. PENGERTIAN MANAJEMEN

Masalahdefinisi dari manajemen memang merupakan masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan universal tentang definisi manajemen. Manajemen selalu berhubungan dengan sebuah organisasi. Yaitu sekumpulan orang yang bekerjasama disetiap bidangnya untuk mencapai satu tujuan. Sehingga bisa dibuatkan sebuah urut-urutan untuk mengartikan arti dari manajemen.

Menurut T. Hani Handoko mendefinisikan:

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. (1997:8).

Menurut George R. Terry mendefinisikan:

Manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber yang lain. (1986:4)

Menurut M. Manullang mendefinisikan:

Manajemen adalah seni ilmu pengetahuan, pengorganisasian, penyusunan, pengolahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan (2002:5).

Menurut Nanang Fattah mendefiniskan:

Manajemen adalah sebagai proses merencana, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. (2000:1).

Menurut Ngalin Purwanto mendefinisikan:

Manajemen merupakan proses kegiatan yang mempunyai tujuan tertentu dan pelaksanaannya perlu adanya pengawasan dan pengarahan yang baik. (1993:6).

Dari definisi diatas penulis simpulkan bahwa Manajemen adalah proses yang berupa tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan serta pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.

3. PENGERTIAN MANAJER

Secara umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Seperi halnya manajemen dapat diketemukan disemua organisasi, manajer juga ada disetiap organisasi.

Seperti yang telah dibahas pada fungsi manajemen dipoint atas, menurut T. Hani Handoko (1997:17), manajer memilikilevel atau tingkatan dalam sebuah organisasi, yaituTop Management (manajer puncak) Middle Management (manajer menengah) dan Lower Management (manajer lini).

1. Manajer lini (lower management)

Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional.

Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut :

Kepala atau Pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisors).

2 .Manajer menengah (middle management)

Manajer menengah ini membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lini lainnya dan kadang-kadang juga membawahi karyawan operasional. Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut Manajer Departemen atau Kepala Pengawas (Superintendent).

3. Manajer puncak (top management)

Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.

Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut :

Direktur, Presiden, Kepala Divisi, dan lain sebagainya.

Fungsi dalam Organisasi

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia dahulu bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

2. Struktur Organisasi Proyek

Pada hakekatnya struktur organisasi proyek bermula dari organisasi fungsional. Pengelola proyek dari suatu bagian meminta agar orang orang yang bekerja pada proyek benarbenar pindah untuk bekerja sepenuhnya dibawah kekuasaannya. Semakin banyak proyek maka semakin banyak pula duplikasi fungsi. Selain itu para karyawan akan ragu di mana dia akan ditempatkan bila pelaksanaan proyek sudah selesai. Sebaliknya manajer bagian mungkin akan khawatir bila personilnya ditarik ke proyek-proyek. Pemanfaatan personil-personil yang fungsional akan menjadi tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu diciptakanlah apa yang disebut struktur organisasi matriks.

3. Struktur Organisasi Matriks

Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan organisasi fungsional dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyek tertentu. Dalam hal ini dibentuk bagian manajemen proyek secara tersendiri. Masing-masing bagian secara struktural tidak boleh mempunyai proyek.Walaupun demikian berbagai proyek masih dapat dilakukan oleh perusahaan akan berada di bawah pengawasan manajemen proyek. Kesulitannya disini ialah bahwa organisasi matriks biasanya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan besar dan bila sistemnya tak lancar dapat menimbulkan pertentangan dan kesenjangan antara bagian fungsional dan bagian manajemen proyek.

4. Organisasi Usaha

Jenis organisasi ini biasanya dipakai pada perusahan-perusahan besar dimana

sering muncul proyek penelitian dan pengembangan produk. Pada kelanjutannya

akan dibentuk organisasi fungsional di dalam perusahaan tersebut dengan maksud

agar kegiatan dapat mandiri dan luwes dengan sumber daya manusia serta dana

tersendiri. Dalam hal ini, kerjasama antara teknisi, peneliti dan para ahli pemasaran

perlu dibina terutama pada saat permulaan pengembangan produk.

5. Organisasi Tim Kerja

Bentuk organisasi ini biasanya dimanfaatkan untuk menanggulangi proyekproyek yang muncul secara tiba-tiba atau belum direncanakan dan sifatnya ad hoc (sementara). Para anggota organisasi ini biasanya merupakan personil-personil senior dan tidak dibebaskan dari pekerjaan rutinnya. Namun dengan bekal pengalaman yang ada, biasanya mereka lebih mampu dan tenang dalam menanggulangi persoalan yang timbul secara mendadak. Barrie dan Paulson (1984) membagi struktur organisasi atas empat kelompok, yang mencakup struktur organisasi dengan pendekatan tradisional, struktur organisasi pemilik- pembangun, struktur organisasi putar kunci, dan struktur organisasi manajemen konstruksi profesional.

Sumber

Read More

Komunikasi Dalam Organisasi

Di dalam kehidupan sehari-hari kita selalu berkomunikasi dengan orang yang ada disekitar kita karena kita merupakan makhluk sosial. Dan saat melakukan komunikasi kita membutuhkan orang lain. Komunikasi adalah hal penting yang ada di dunia ini dengan komunikasi kita bisa mengetahui beberapa kejadian yang diceritakan manusia lain kepada kita. Dengan begini komunikasi adalah hal yang sangat penting, sehingga kita juga dalam berkomunikasi memerlukan etika hingga orang lain merasa nyaman saat berkomunikasi dengan kita. Dalam organisasi atau perusahaan juga membutuhkan komunikasi yang baik antara atasan bawahan antara karyawan dan antara perusahaan dengan masyarakat umum.

Perusahaan adalah suatu unit usaha yang salah satu tujuannya mendapatkan laba. Jika ingin mendapatkan laba pemilik perusahaan harus bekerjasama dengan karyawan yang ada didalam perusahaan tersebut. Mereka juga harus menjaga komunikasi dengan baik agar tidak terjadi kesalahpahaman. Karyawan nya juga harus mempunyai pengalaman dan keterampilan yang baik hingga jika pada saat mengeluarkan produksi atau pun rencana itu akan menjadi yang baik, dan mendapatkan produk yang berkualitas.

Dalam perusahaan ada yang dinamakan manajemen. Manajemen merupakan sekumpulan orang yang melakukan kegiatan planning ,organizing, leading dan controlling. Manajemen mempunyai tanggung jawab tertinggi atas berbagai pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bidang dibawah ini.

Dari 2 elemen tersebut yaitu karyawan dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling membutuhkan. Manajemen yang baik adalah manajemen yang dapat berkomunikasi dengan karyawan secara tepat. Banyak sekali hal dapat digunakan untuk pendekatan antara manajemen kepada karyawan bisa secara formal maupun informal. 

Hubungan baik antara manajemen dengan karyawan akan berdampak baik pula bagi perusahaan. Ide-ide baru dari karyawan bisa menyelesaikan masalah yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Produktivitas pun juga meningkat karena karyawan dengan suka rela memberikan tenaga dan pikiran pada perusahaan. 

Diantara kedua belah pihak terjadi komunikasi timbal balik. Sehingga diperlukan kerja sama untuk yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik pribadi maupun perusahaan. Dengan begitu dapat dengan mudah mereka dapat mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan.    

DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah. Dalam definisi komunikasi dalam perusahaan terdapat 7 konsep yaitu :

a. Proses 

Dalam suatu organisasi kita menciptakan dan saling tukar menukar pesan antar anggota, hal ini berjalan terus-menerus dan tidak ada hentinya maka hal ini disebut sebagai proses.

b. Pesan 

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan pesan nonverbal. Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi 2 yaitu pesan internal dan eksternal. Klasifikasi pesan yang terakhir adalah berdasarkan tujuan dari pengiriman dan penerima pesan. Redding (Goldhaber,1986)  ada 3 alasan umum bagi arus pesan dalam organisasi yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi, dan kemanusiaan.

Thayer mengemukakan 4 fungsi khusus dari arus pesan dalam organisasi yaitu : untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk dan untuk mengintegrasikan. Goldhaber (1986)menggunakan 3 klasifikasi redding ditambah dengan klasifikasi baru yaitu inovasi ini misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru organisasi, kegiatan baru, program baru atau pengarahan yang membangkitkan pemecahan masalah.

c. Jaringan 

Pertukaran pesan dari orang satu ke orang yang lain terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Peran tingkah laku dalam organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi tertentu atau pun pekerjaan tertentu baik dinyatakan formal maupun informal. 

d. Keadaan saling tergantung

Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi sistem terbuka. Jika suatu bagian dalam organisasi mengalami gangguan maka berpengaruh kepada bagian yang lain. Begitu juga dengan jaringan komunikasi dalam organisasi saling melengkapi.

e. Hubungan 

Organisasi yang merupakan sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsi bagian-bagian itu terletak ditangan manusia. Karena itu hubungan manusia dalam organisasi memfokuskan kepada tingkah laku. Hubungan manusia dalam organisasi mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang, hubungan dalam kelompok-kelompok kecil,maupun besar dalam organisasi. 

Thayer membedakan hubungan ini menjadi hubungan bersifat individual, kelompok dan hubungan organisasi. Sedangkan pace dan boren menggunakan istilah hubungan interpesonal dalam komunikasi yang terjadi hubungan tatp muka.

f. Lingkungan

Lingkungan secara fisik dan faktor sosial perlu diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. Lingkungan internal terdiri dari organisasi dan kultur nya dan antara organisasi itu dengan lingkungan eksternal nya. Kultur organisasi yaitu pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi. Karena lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi baru ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal.

g. Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang ada dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang komplek dengan integrasi yang tinggi. Salah satu urusan utama dari komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.    

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi ( Wiryanto,  2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Orientasi nya bukan pada organisasi tapi lebih kepada anggotanya secara individual. 

Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kera sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (effendy,1989:214).

Price (1997) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi. 

 PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

a. Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar.

b. Komunikasi menempatkan menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.

c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk  melibatkan kinerja yang baik dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.

d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.

e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.

f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas. 

   

Sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka sasaran yang dituju beraneka ragam dengan tujuan utama untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Berdasarkan komunikasi dan jumlah komunikasi, komunikasi dapat digolongkan dalam 3 kategori yaitu :

1. Komunikasi antar pribadi 

Komunikasi ini diterapkan antara individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok 

Prinsip dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam berkelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa 

Komunikasi massa  melalui alat yaitu media massa yang meliputi media cetak dan media elektronik. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi atau perusahaan secara sederhana yaitu komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi atau perusahaan. Meminjam definisi Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang bersifat saling bergabung satu sama lain. Berikut adalah pengertian dan fungsi dari arus komunikasi yaitu :

a. Downward comunications 

Adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. 

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini sebagai berikut :

- Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja 

- Penjelasan dari pimpinan tenteng mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.

- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.

- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 

b. Upward comunication 

Adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

 Fungsi arus komunikasi dari awah ke atas ini adalah :

- Penyampaian informasi tentang pekerjaan atau pun tugas yang sudah dilaksanakan.

- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan atau pun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

c. Horizontal comunication 

Adalah tindak komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau pun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

 Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah : 

- Memperbaiki koordinasi tugas 

- Upaya pemecahan masalah 

- Saling berbagi informasi 

- Upaya pemecahan konflik

- Membina hubungan melalui kegiatan bersama 

BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk komunikasi berdasarkan 

a. Komunikasi langsung 

Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan pengguna syarat. Contoh kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

b. Komunikasi tidak langsung 

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima pesan atau pun untuk menghadapi hambatan geografis. Contoh menggunakan radio, buku dan lain-lain. 

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran 

a. Komunikasi massa yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah besar, umumnya tidak dikenal. 

Komunikasi masa yang baik harus : pesan disusun dengan jelas, tidak dan tidak bertele-tele. Bahasa yang mudah dimengerti. Bentuk gambar yang baik. Membentuk kelompok khusus. Contoh kelompok pendengar (radio).

b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal merupakan komunikasi langsung dan timbal balik. 

c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan 

a. Komunikasi satu arah. Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak punya kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya. Contoh radio.

b. Komunikasi timbal balik. Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.    

 

Sumber 1

Sumber 2

Sumber 3

Sumber 4

Sumber 5

Sumber 6 

Read More

Proses Organisasi

Proses Organisasi adalah segala aktivitas-aktivitas utama yang dilakukan dalam suatu organisasi. Proses organisasi itu berkaitan dengan interaksi antar anggota di dalam suatu organisasi dan dapat diartikan sebagai prosedur bagaimana anggota dapat saling bahe membahu untuk membangun suatu organisasi.

Adapun model organisasi yang akan kita bahas disini ada empat proses perilaku yang nanti akan menyumbangkan prestasi pada organisasi yang effektif. Empat proses tersebut yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Model-model dalam proses organisasi :

1. Proses Komunikasi

    Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komonikasi. Dari sudut pandang ini komuikasi adalah suatu proses social yag mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.
    Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Proses organisasi menghubungkan organisasi dengan lingkungannya termasuk bagian-bagiannya. Informasi mengalir ke organisasi dan dari organisasi, termasuk di dalam organisasi itu sendiri.
    Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang di berikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Disamping itu apabila komunikasi dipandang sebagai suatu proses, ada tiga elemen pokok yang salig berkaitan yang terdapat pada setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message(pesan), dan reciver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

a. Pengiriman atau sumber (sender).
b. Enconding.
c. Message.
d. Chanel.
e. Receiver.
f. Recoding
g. Noise.
h. Feedback.

2. Proses Pengambilan Keputusan

    Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat dilimpahkan.
    Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori (berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran maupun dalam kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

a. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin berupa kegiatan penelitian.
b. Melalui analisis data.
c. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh.
d. Mengoprasionalakan keputusan menjadi kegiatan.
e. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data oprasional yang baru.

 Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :
a. Tetapkan masalah.
b. Idntifikasi criteria keputusan.
c. Alokasikan bobot pada criteria.
d. Kembangkan alternaif.
e. Evaluasi alternative.
f. Pilih alternative terbaik.


3. Proses Evaluasi Prestasi

    Prestasi individu menjadi bagian dari prestasi kelompok yang pada gilirannya menjadi bagian dari prestasi organisasi. Tidak ada suatu ukuran atau criteria yang memadai yang dapat mencerminkan prestasi suatu tingkatan.
    Proses evaluasi prestasi didalam organisasi menunjukan bahwa prestasi individu, kelompok, dan organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi, struktur dan proses. System yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih tugas), identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan bagi para pegawai dan lain-lain. Sebenarnya banyak sekali metode yang dapat dimanfaatkan untuk mengevalusi prestasi sehingga merupakan tantangan tersendiri untuk memilih yang terbaik dari yang baik-baik. Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Maksud dan evaluasi kerja.
b. Evaluasi kerja dan evaluasi.
c. Apa yang akan di evaluasi.
d. Siapa yang seharusnya akan di evaluasi.
e. Bagaimaa metodenya.
f. Masalah potensial.
g. Bagaimana mengatasi masalah

4. Proses Sosialisasi dan Karir

    Proses sosialisasi adalah suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.
    Individu memasuki organisasi untuk bekerja dan merintis tujuan karir pribadi mereka. Organisasi mempekerjakan individu-individu untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yaitu pekerjaan menurut struktur organisasi itu. Jadi kepentingan individu dan organisasi serta tujuannya harus disesuaikan jika keduanya ingin effektif.proses penyadaran individu akan harapan organisasi disebut sosialisasi, pengembangan karir dan sosialisasi adalah dua aktifitas yang saling berkaitan yang memberikan dampak pada prestasi baik prestasi organisasi maupun prestasi individu.

Sumber (Dengan Perubahan)

Read More

Dinamika Organisasi

Dinamika Organisasi

Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik pimpinan atau sesama anggota, menimbulkan bermacam-macam dinamika perilaku dalam berorganisasi. Dalam dinamika organisasi ini akan dibahas beberapa hal penting antara lain :

A. Dinamika Konflik

Konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak. Timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatu kelanjutan dari adanya komunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Konflik dilatar belakangi oleh perbedaan ciri-ciri yang di bawa individu dalam suatu interaksi.

B. Jenis-Jenis Konflik

Adapun mengenai jenis-jenis konflik, dikelompokkan sebagai berikut :

• Person rule conflict : konflik peranan yang terjadi didalam diri seseorang. 
• Inter rule conflict : konflik antar peranan, yaitu persoalan timbul karena satu orang menjabat satu atau lebih fungsi yang saling bertentangan. 
• Intersender conflict : konflik yang timbuk karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang. 
• Intrasender conflict : konflik yang timbul karena disampaikannya informasi yang saling bertentangan.

Selain pembagian jenis konflik di atas masih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurut pihak-pihak yang saling bertentangan, yaitu :

• Konflik dalam diri individu 
• Konflik antar individu 
• Konflik antar individu dan kelompok 
• Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama 
• Konflik antar organisasi

Individu-individu dalam organisasi mempunyai banyak tekanan pengoperasian organisasional yang menyebabkan konflik. Secara lebih konseptual litteral mengemukakan empat penyebab konflik organisasional, yaitu :

• Suatu situasi dimana tujuan-tujuan tidak sesuai 
• Keberadaan peralatan-peralatan yang tidak cocok atau alokasi-alokasi sumber daya yang tidak sesuai
• Suatu masalah yang tidak tepatan status 
• Perbedaan presepsi

Didalam organisasi terdapat empat bidang structural, dan dibidang itulah konflik sering terjadi, yaitu :

•   Konflik hirarkis adalah konflik antar berbagai tingkatan organisasi 
• Konflik fungsionala adalah konflik antar berbagai departemen fungsional organisasi 
• Konflik lini-staf adalah konflik antara lini dan staf 
• Konflik formal informal adalah konflik antara organisasi formal dan organisasi informal.

Secara tradisional pendekatan terhadap konflik organisasional adalah sangat sederhana dan optimistik. Pendekatan tersebut didasarkan atas tiga anggapan, yaitu :

• Konflik dapat di hindarkan 
• Konflik diakibatkan oleh para pembuat masalah, pengacau dan primadona 
• Bentuk-bentuk wewenang legalistic 
• Korban diterima sebagai hal yang tak dapat dielakkan

Apabila keadaan tidak saling mengerti serta situasi penilaian terhadap perbedaan antar anggota organisasi itu makin parah sehingga konsesus sulit dicapai, sehingga konflik tak terelakkan. Dalam hal ini pimpinan dapat melakukan berbagai tindakan tetapi harus melihat situasi dan kondisinya, yaitu :

• Menggunakan kekuasaan 
• Konfrontasi 
• Kompromi 
• Menghaluskan situasi 
• Mengundurkan diri

Bila dilihat sekilas sepertinya konflik itu sangat sulit untuk dihindari dan diselesaikan, tetapi dalam hal ini jangan beranggapan bahwa dengan adanya konflik berarti organisasi tersebut telah gagal. Karena bagaimanapun sulitnya suatu konflik pasti dapat diselesaikan oleh para anggota dengan melihat persoalan serta mendudukannya pada proporsi yang wajar.

C. Sumber-Sumber Konflik

a. Kebutuhan untuk membagi (sumber daya-sumber daya) yang terbatas

b. Perbedaan-perbedaan dalam berbagai tujuan

c. Saling ketergantungan dalam kegiata-kegiatan kerja

d. Perbedaan nilai-nilai atau presepsi

e. Kemandirian organisasional

f. Gaya-gaya individual

D. Strategi Penyelesaian Konflik

Mengendalikan konflik berarti menjaga tingakat konflik yang kondusif bagi perkembangan organisasi sehingga dapat berfungsi untuk menjamin efektivitas dan dinamika organisasi yang optimal. Namun bila konflik telah terlalu besar dan disfungsional, maka konflik perlu diturunkan intensitasnya, antara lain dengan cara :

1. Mempertegas atau menciptakan tujuan bersama. Perlunya dikembangkan tujuan kolektif di antara dua atau lebih unit kerja yang dirasakan bersama dan tidak bisa dicapai suatu unit kerja saja. 
2. Meminimalkan kondisi ketidak-tergantungan. Menghindari terjadinya eksklusivisme diatara unit-unit kerja melalui kerjasama yang sinergis serta membentuk koordinator dari dua atau lebih unit kerja. 
3. Memperbesar sumber-sumber organisasi seperti : menambah fasilitas kerja, tenaga serta anggaran sehingga mencukupi kebutuhan semua unit kerja. 
4. Membentuk forum bersama untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah bersama. Pihak-pihak yang berselisih membahas sebab-sebab konflik dan memecahkan permasalahannya atas dasar kepentingan yang sama. 
5. Membentuk sistem banding, dimana konflik diselesaikan melalui saluran banding yang akan mendengarkan dan membuat keputusan. 
6. Pelembagaan kewenangan formal, sehingga wewenang yang dimiliki oleh atasan atas pihak-pihak yang berkonflik dapat mengambil keputusan untuk menyelesaikan perselisihan. 
7. Meningkatkan intensitas interaksi antar unit-unit kerja, dengan demikian diharapkan makin sering pihak-pihak berkomunikasi dan berinteraksi, makin besar pula kemungkinan untuk memahami kepentingan satu sama lain sehingga dapat mempermudah kerjasama. 
8. Me-redesign kriteria evaluasi dengan cara mengembangkan ukuran-ukuran prestasi yang dianggap adil dan acceptable dalam menilai kemampuan, promosi dan balas jasa.

 

E. Motivasi

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi merupakan hal yang dapat disimpulkan adanya karena sesuatu perilaku yang tampak.

Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beda. Dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.

Motivasi dapat ditimbulkan baik oleh faktor internal maupun eksternal tergantung darimana suatu kegiatan dimulai.

Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal. Begitu juga dalam suatu organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang berbeda dan unik. Penggolongan motivasi internal yang dapat diterima secara umum belum mendapat kesepakatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bahwa motivasi internal dapat dikelompokan menjadi 2 kelompok, yaitu :

• motivasi fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah (biologis) seperti lapar, haus, seks. 
• motivasi psikhologis yang dapat dikelompokan dalam 3 kategori dasar, yaitu : 
• motivasi kasih sayang (affectional motivation) yaitu motivasi untuk menciptakan dan memelihara kehangatan keharmonisan, dll. 
• motivasi mempertahankan diri (ego-defensive motivation) yaitu motivasi untuk melindungi kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri. 
• motivasi memperkuat diri (ego-bolstering motivation) yaitu motivasi untuk mengembangkan kepribadian, berprestasi dll.

Sumber (Dengan Perubahan)
 

Read More