Sistem Informasi Manajemen

Pengertian

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base.

Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat ataufungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

2. PENGERTIAN MANAJEMEN

Masalahdefinisi dari manajemen memang merupakan masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan universal tentang definisi manajemen. Manajemen selalu berhubungan dengan sebuah organisasi. Yaitu sekumpulan orang yang bekerjasama disetiap bidangnya untuk mencapai satu tujuan. Sehingga bisa dibuatkan sebuah urut-urutan untuk mengartikan arti dari manajemen.

Menurut T. Hani Handoko mendefinisikan:

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. (1997:8).

Menurut George R. Terry mendefinisikan:

Manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber yang lain. (1986:4)

Menurut M. Manullang mendefinisikan:

Manajemen adalah seni ilmu pengetahuan, pengorganisasian, penyusunan, pengolahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan (2002:5).

Menurut Nanang Fattah mendefiniskan:

Manajemen adalah sebagai proses merencana, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. (2000:1).

Menurut Ngalin Purwanto mendefinisikan:

Manajemen merupakan proses kegiatan yang mempunyai tujuan tertentu dan pelaksanaannya perlu adanya pengawasan dan pengarahan yang baik. (1993:6).

Dari definisi diatas penulis simpulkan bahwa Manajemen adalah proses yang berupa tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan serta pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.

3. PENGERTIAN MANAJER

Secara umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Seperi halnya manajemen dapat diketemukan disemua organisasi, manajer juga ada disetiap organisasi.

Seperti yang telah dibahas pada fungsi manajemen dipoint atas, menurut T. Hani Handoko (1997:17), manajer memilikilevel atau tingkatan dalam sebuah organisasi, yaituTop Management (manajer puncak) Middle Management (manajer menengah) dan Lower Management (manajer lini).

1. Manajer lini (lower management)

Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional.

Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut :

Kepala atau Pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisors).

2 .Manajer menengah (middle management)

Manajer menengah ini membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lini lainnya dan kadang-kadang juga membawahi karyawan operasional. Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut Manajer Departemen atau Kepala Pengawas (Superintendent).

3. Manajer puncak (top management)

Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.

Dalam perusahaan manajer ini biasa disebut :

Direktur, Presiden, Kepala Divisi, dan lain sebagainya.

Fungsi dalam Organisasi

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia dahulu bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

2. Struktur Organisasi Proyek

Pada hakekatnya struktur organisasi proyek bermula dari organisasi fungsional. Pengelola proyek dari suatu bagian meminta agar orang orang yang bekerja pada proyek benarbenar pindah untuk bekerja sepenuhnya dibawah kekuasaannya. Semakin banyak proyek maka semakin banyak pula duplikasi fungsi. Selain itu para karyawan akan ragu di mana dia akan ditempatkan bila pelaksanaan proyek sudah selesai. Sebaliknya manajer bagian mungkin akan khawatir bila personilnya ditarik ke proyek-proyek. Pemanfaatan personil-personil yang fungsional akan menjadi tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu diciptakanlah apa yang disebut struktur organisasi matriks.

3. Struktur Organisasi Matriks

Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan organisasi fungsional dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyek tertentu. Dalam hal ini dibentuk bagian manajemen proyek secara tersendiri. Masing-masing bagian secara struktural tidak boleh mempunyai proyek.Walaupun demikian berbagai proyek masih dapat dilakukan oleh perusahaan akan berada di bawah pengawasan manajemen proyek. Kesulitannya disini ialah bahwa organisasi matriks biasanya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan besar dan bila sistemnya tak lancar dapat menimbulkan pertentangan dan kesenjangan antara bagian fungsional dan bagian manajemen proyek.

4. Organisasi Usaha

Jenis organisasi ini biasanya dipakai pada perusahan-perusahan besar dimana

sering muncul proyek penelitian dan pengembangan produk. Pada kelanjutannya

akan dibentuk organisasi fungsional di dalam perusahaan tersebut dengan maksud

agar kegiatan dapat mandiri dan luwes dengan sumber daya manusia serta dana

tersendiri. Dalam hal ini, kerjasama antara teknisi, peneliti dan para ahli pemasaran

perlu dibina terutama pada saat permulaan pengembangan produk.

5. Organisasi Tim Kerja

Bentuk organisasi ini biasanya dimanfaatkan untuk menanggulangi proyekproyek yang muncul secara tiba-tiba atau belum direncanakan dan sifatnya ad hoc (sementara). Para anggota organisasi ini biasanya merupakan personil-personil senior dan tidak dibebaskan dari pekerjaan rutinnya. Namun dengan bekal pengalaman yang ada, biasanya mereka lebih mampu dan tenang dalam menanggulangi persoalan yang timbul secara mendadak. Barrie dan Paulson (1984) membagi struktur organisasi atas empat kelompok, yang mencakup struktur organisasi dengan pendekatan tradisional, struktur organisasi pemilik- pembangun, struktur organisasi putar kunci, dan struktur organisasi manajemen konstruksi profesional.

Sumber